מאמר זה מכיל 10 פתרונות שונים לאאוטלוק ע"י שימוש באפשרויות המובנות בתוכנה,
התקנת תוסף או שימוש בתוכנות צד שלישי.
- שליחת דואר עם הגבלת העברה.
- הצגה, שמירה ומחיקה של קבצים המצורפים להודעות הדואר.
- איפה קבצי הארכיון?
- השלמת כתובות דואר באופן אוטומטי.
- אופיס- הקלטת מסך לווידאו.
- ניהול ספאם באאוטלוק.
- הוספת זכויות יוצרים לאופיס.
- ניהול יעיל של תיבה מרובת הודעות דואר.
- PDF באופיס.
- RSS באאוטלוק.
שליחת דואר והגבלת העברתו
ישנם מקרים בהם נרצה לשלוח הודעת דואר לנמען, אך למנוע העברה של הודעה זו הלאה.
ניתן לבצע זאת ע"י אופציה מובנת באאוטלוק ע"י בחירה ב Do Not Forward
מתפריט: File-> Permissions -ראה גם: מטהדטה במסמכים.
הצגה, שמירה ומחיקה של קבצים המצורפים להודעות הדואר
Outlook Attach View -היא תוכנה חדשה מבית Nirsoft
התוכנה מיועדת לסריקה, איתור ושמירת הקבצים המצורפים להודאות דואר באאוטלוק.
ניתן אף למחוק את הקבצים מהודעות הדואר, לפנות מקום בדיסק ולצמצם את גודל התיבה.
בדומה לשאר התוכנות שמוצעות ע"י Nirsoft, גם תוכנה זו היא Portable,
לא דורשת התקנה או שינויים למערכת. התוכנה ניתנת להפעלה על פלטפורמת
ווינדוס (2000/XP/Vista/2003/2008) ותומכת בכל גרסאות האאוטלוק.
Postbox -היא תוכנה נוספת המסייעת בארגון ושמירת קבצים מתיבת הדואר
לדיסק המקומי. משתמשי Thunderbird יכולים להשתמש בתוסף Attachment Extractor
על מנת לחלץ קבצים המצורפים להודעות הדואר.
אם ברצוננו לבצע מחיקה להודאות הדואר ולא רק לקבצים המצורפים, ניתן להשתמש בתוכנה
כגון: Outlook Duplicate Items Remover המאתרת ומוחקת הודאות כפולות באאוטלוק- סקירה.
איפה קבצי הארכיון?
מי שמשתמש באאוטלוק בתדירות יום יומית, בוודאי נתקל בחלון הארכיון האוטומטי
שמציע להעביר את כל הודעות הדואר הישנות לקובץ הארכיון.
השאלה היא, איך אנו נגשים וצופים בקובץ זה?
ובכן התשובה פשוטה למדי, כל מה שעלינו לעשות הוא להקליק על Outlook Data File
שנמצא בתפריט: File->Open
קובץ הארכיון הוא קובץ בפורמט PST, קובץ שמשתמש אאוטלוק לאחסון נתונים של הודעות,
אנשי קשר, פגישות, משימות וכדו'…ניתן לגשת להגדרות הארכיון באאוטלוק
מתוך תפריט: Tools-> Options, בחירה בטאב Other ולחיצה על AutoArchive
ראה גם MailStore תוכנה אינטליגנטית לגיבוי תיבות דואר- סקירה.
השלמת כתובות אוטומטית
בכל פעם שאנו כותבים כתובת דואר בשורת הכתובות באאוטלוק (to, cc, bcc),
היא נשמרת בתוך קובץ מערכת Outlook.NK2 השייך לתוכנת אאוטלוק.
כאשר נחזור לשורת הכתובות ונזין מחדש את אותה הכתובת, כבר באותיות הראשונות
נקבל אפשרות להשלמה אוטומטית (רשימת MRU). ניתן ללחוץ על צירוף המקשים ctrl+K במקלדת
כדי לבצע השלמה אוטומטית (AutoComplete) או לבחור אותה ידנית ע"י קליק עם העכבר.
הבעיה היא כאשר אנו טועים בהקשת כתובת הדואר!
מאותו הרגע, בכל פעם שנרצה לשלוח דואר לאותו הנמען, תשלים אאוטלוק את הכתובת
לכתובת השגויה. ניתן לפתור זאת ע"י לחיצה על מקש Del כאשר הכתובת מסומנת (ווידאו)
או ע"י תוכנת צד שלישי.
ניתן להשתמש ב OutlookTools – תוסף אולטימטיבי לאאוטלוק, בין מכלול הפיצ'רים הרבים
שהוא מאפשר, מכיל את אופציית הClear MRU , מנקה את קבצי הקאש שנאגרו,
כולל רשימת כתובות הדואר שהקלדנו (ctrl+K)-סקירה.
לחלופין ניתן להשתמש בתוכנה המיועדת ספציפית למטרה זו.
NK2View- היא תוכנה מבית Nirsoft, ניתנת להפעלה בגרסת Portable
ע"י עריכת קובץ ה n2k מאפשרת התוכנה צפייה, עריכה, שמירה או מחיקה של
היסטוריית הכתובות באאוטלוק, כלומר ניתן לתקן כתובות שגויות, להוסיף כתובות חדשות,
לשמור את רשימת הכתובות שמופיעות, לקובץ xml, html או txt , או למחוק ולהתחיל מחדש.
אופיס- הקלטת מסך לווידאו
ניתן להוריד תוסף קטן ממיקרוסופט בשם: Office Community Clips
כאשר לאחר התקנתו, יופיע כפתור הקלטה (record) לסרגל הכלים בכל מוצרי האופיס.
כפתור זה מאפשר לכידת מסך והקלטה של פעולות שאנו מבצעים על המחשב,
הקלטה של אזורים ספציפיים או מסך מלא, כולל אודיו.
לבסוף ניתן לשמור בפורמט ווידאו אותו ניתן להעלות לשירות ה MSN Soapbox של מיקרוסופט.
נדרש חשבון Live ID אותו ניתן ליצור בחינם, כדי להשתמש בתוסף.
פתרון מצוין כאשר אנו רוצים לשלוח מדריך הסברה (ראה: הקלטת מסך לווידאו) על פונקציות
באופיס לנמען אחר.
ניהול ספאם באאוטלוק
ישנן מספר שיטות שנוכל ליישם על מנת להגן על מערכת ההפעלה מתוכנות
זדוניות שפולשות באמצעות הדואר האלקטרוני- פרטים נוספים במאמר.
SpamFighter -תוכנת אנטי ספאם לאאוטלוק (2000-2007) ואאוטלוק אקספרס.
לאחר התקנת התוכנה (וינדוס XP וויסטה), המיילים הנכנסים יסוננו ראשית
ע"י SpamFighter ורק לאחר מכן יועברו ל Inbox.
פתרונות נוספים: PalMail- סקירה.
הוספת זכויות יוצרים לאופיס
ניתן להוריד ממיקרוסופט תוסף המאפשר צירוף
זכויות יוצרים של Creative Commons למסמכים,הודעות דואר, מצגות, טבלאות וכדו'..
התקנה על אופיס 2007\ התקנה על אופיס 2003.
ניהול יעיל של תיבה מרובת הודעות דואר
באאוטלוק 2007 ניתן לקטלג הודעות דואר ע"י שיוך לקטגוריות,
ניתן לבצע חיפוש לפי קטגוריות ולשמור את החיפוש ב Saved Searches
taglocity- הוא תוסף לאאוטלוק המרחיב ומפשט את ניהול הודעות מרובות בתיבת הדואר
ע"י הוספת אפשרויות רבות לניהול תגיות (בדומה לתגיות בג'מייל).
לאחר הוספת התגיות ויצירת ספריות חכמות ניתן לבצע חיפוש דואר לפי תגיות.
פתרון זה עשוי להיות יעיל למשתמשי אאוטלוק 2003 אשר לא מכיל מנגנון להוספה וניהול תגיות,
ולמשתמשים המקבלים כמויות רציניות של הודעות דואר ומעוניינים להרחיב את יכולותיו של אאוטלוק
בארגון וניהול מסודר של תיבת הדואר.
פיצ'ר נוסף וקצת מוזר שמציע התוסף הוא שמירה ושיתוף של התגיות אונליין.
השאלה היא, למה שמישהו ירצה לשתף את התגיות שלו ברשת?
מידע זה אמור להיות אישי ואף חסוי.
PDF באופיס
ישנם תוספים בהם ניתן להשתמש כדי לקרוא
מסמכי PDF המצורפים להודעות הדואר ותוספים המאפשרים לשמור
מסמך וורד בפורמט של PDF או להפך..
ראה גם סקירת תוכנות וכלים לפתרונות PDF
PDF באאוטלוק וורד
FoxitPDF Preview Handler- תוסף לאאוטלוק, קליל ופשוט
המאפשר לצפות קבצי PDF המצורפים להודעות הדואר.
וורד ל PDF: Microsoft Save as PDF מאפשר שמירת מסמכי וורד בפורמט PDF.
PDF לוורד: Convert PDF to Word Online שירות אונליין המאפשר
המרה של מסמכי PDF לפורמט וורד.
לחלופין ניתן להשתמש בתוכנה: PDF to Word Converter.
תוסף RSS לאאוטלוק Click here to view the embedded video.
החל מ אאוטלוק 2007 ישנו קורא RSS מובנה.
לחלופין, ניתן להשתמש בתוכנות צד שלישי כגון: Newsgator
או RSS Popper המרחיבות את אפשרויות ערוץ ה RSS באאוטלוק.
ראה סקירת תוכנות ופתרונות RSS.
מקורות
